Código de Conducta - Cumplimiento - Sistema digital de denuncias
Este sistema de denuncias se utiliza por empleados y terceros para reportar posibles casos dentro de Coolenvi y empresas afiliadas. Permite la notificación anónima de incumplimientos de normas y sospechas relacionadas, con el fin de prevenir, aclarar y resolver situaciones no conformes. Como empresa familiar, la responsabilidad está firmemente arraigada en nuestra filosofía corporativa. En cuanto al cumplimiento normativo y el comportamiento conforme a la ley, establecemos estándares muy elevados que normalmente van más allá del nivel legal exigido. La prevención de daños (materiales e inmateriales) causados por el incumplimiento de regulaciones legales y/o normas internas es, por tanto, de máximo interés. Animamos a todos los grupos de interés (proveedores, prestadores de servicios, compradores, empleados, solicitantes y otros) a informar sobre infracciones de cumplimiento, ya que solo así se pueden identificar y corregir conductas indebidas en una fase temprana. Este sistema digital de denuncias está disponible para todos los informantes. Es un canal seguro que puede utilizarse de forma anónima y garantiza la protección legal de los denunciantes y sus datos sensibles. Todas las denuncias son revisadas, evaluadas y procesadas por personal especializado en gestión de cumplimiento.
Nuestro sistema puede utilizarse para presentar denuncias relacionadas con infracciones de la Ley de Debida Diligencia en la Cadena de Suministro (LkSG), así como otros casos sospechosos que indiquen corrupción, delitos financieros o actividades relacionadas: (ver al final de esta página)
Declaración de Derechos Humanos
Declaración de principios del Grupo Coolenvi V 1.0 Estado: 21 de julio de 2024
Preámbulo
Coolenvi está comprometido con una gestión empresarial ecológica y socialmente responsable. Nuestra política de sostenibilidad incluye el cumplimiento de prácticas empresariales éticas, la implementación de procesos respetuosos con el medio ambiente y la promoción de la responsabilidad social. Nuestro enfoque se centra principalmente en proyectos en África.
A. Actitud básica
Coolenvi es consciente de su responsabilidad de respetar los derechos humanos y prevenir cualquier tipo de violación de los mismos tanto en nuestra empresa como a lo largo de nuestras cadenas de suministro. Garantizamos estándares relevantes en las condiciones laborales y una interacción respetuosa. El bienestar de todas las personas involucradas es de gran importancia para nosotros.
Los estándares de derechos humanos hacen referencia a los derechos establecidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas (ONU), la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) sobre Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo, el Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos y de las Libertades Fundamentales (CEDH) y sistemas regionales y nacionales reconocidos para la promoción y protección de los derechos humanos.
El objetivo de esta declaración de principios es confirmar nuestro compromiso continuo con el respeto de los derechos humanos en todas nuestras actividades comerciales, tanto dentro de nuestra propia empresa como en relación con nuestros proveedores directos e indirectos. Además, establece los mecanismos implementados para aplicar nuestra estrategia de prevención de riesgos en materia de derechos humanos, con el fin de evitarlos o minimizarlos y garantizar un alto nivel de protección de los derechos humanos.
Esta declaración aclara nuestro enfoque para identificar comportamientos que puedan generar riesgos en materia de derechos humanos o medioambientales en el sentido de la Ley de Debida Diligencia en la Cadena de Suministro, así como para establecer mecanismos de supervisión, diligencia debida, formación, comunicación y reclamación.
B. Ámbito de aplicación y responsabilidad
Esta declaración se aplica a Coolenvi y todas sus filiales a partir del 1 de enero de 2024, incluidas empresas e inversiones en las que participamos directa o indirectamente o sobre las que ejercemos influencia decisiva. La dirección de la empresa se compromete a garantizar el cumplimiento de las siguientes obligaciones en materia de derechos humanos y medio ambiente:
B.1 Prohibición del trabajo infantil, trabajo forzoso, esclavitud y trata de personas:
Rechazamos cualquier forma de trabajo forzoso o infantil sin excepción y nos comprometemos expresamente a prohibir la esclavitud moderna y la trata de personas.
B.2 Igualdad de trato y tolerancia cero a la discriminación:
Garantizamos la igualdad de oportunidades y no toleramos la discriminación por motivos como raza, género, religión, origen nacional, opinión política, orientación sexual, edad o características físicas o mentales.
B.3 Libertad de asociación y negociación colectiva:
Respetamos el derecho de los empleados a afiliarse a sindicatos y fomentamos el diálogo con sus representantes.
B.4 Salud y seguridad:
La protección de la salud y la seguridad laboral es una prioridad absoluta. Cumplimos con las leyes aplicables y establecemos estándares propios en todas nuestras ubicaciones.
B.5 Condiciones laborales justas y remuneración:
Garantizamos condiciones laborales justas, remuneración adecuada y horarios conforme a la legislación aplicable. Prohibimos desalojos ilegales y el uso de violencia por fuerzas de seguridad. Asimismo, esperamos lo mismo de nuestros proveedores.
Protección del medio ambiente
Damos especial importancia a la protección del medio ambiente y a la evitación de impactos ambientales negativos, incluyendo el Convenio de Basilea y el Convenio de Minamata. Se prohíbe la contaminación del suelo, agua o aire, así como el consumo excesivo de recursos hídricos o cualquier impacto ambiental que pueda afectar a los derechos humanos.
Nuestra cadena de suministro
Esperamos que nuestros socios comerciales y proveedores cumplan con los principios éticos y asuman su responsabilidad en materia de derechos humanos, medio ambiente y sociedad. Esta declaración establece las expectativas del Grupo Coolenvi para toda la cadena de suministro.
C. Implementación de nuestra diligencia debida en materia de derechos humanos
Análisis de riesgos y medidas en nuestro ámbito de actividad
Para garantizar una protección adecuada de los derechos humanos en su ámbito de actividad, Coolenvi ha establecido los procesos necesarios en sus principios empresariales, directrices e instrucciones operativas, que son de aplicación general y se implementan en todo el grupo de empresas. Todos los empleados tienen acceso ilimitado a una persona de confianza, y tanto los empleados como terceros disponen de un procedimiento de reclamación anónimo y justo. Asimismo, se imparten formaciones sobre la gestión de riesgos relevantes en materia de derechos humanos y medio ambiente.
Análisis de riesgos y medidas en el ámbito de los socios comerciales
Hemos integrado un programa de cumplimiento integral que aplicamos con especial atención a nuestro perfil de riesgo, considerando, por ejemplo, nuestro sector, nuestra cartera de productos y nuestras actividades empresariales en países con un mayor riesgo de corrupción o vulneraciones de derechos humanos. En el marco del análisis de riesgos, hemos implementado estrictas actividades de supervisión y control para garantizar que nuestros estándares y requisitos de cumplimiento se respeten en el día a día. Al mismo tiempo, realizamos análisis de riesgos de forma periódica para actualizar y desarrollar continuamente nuestros mecanismos de evaluación. Un componente esencial de esta evaluación de riesgos es, por ejemplo, un indicador de riesgo de posibles violaciones de derechos humanos basado en índices reconocidos internacionalmente. En los casos en los que se identifiquen riesgos, se adoptan medidas adecuadas, siendo necesaria una decisión informada sobre la oportunidad de negocio, especialmente en casos de riesgos graves. Coolenvi está dispuesto a rechazar una oportunidad de negocio incluso si es legalmente admisible, pero supone un riesgo inaceptable para sus valores. El análisis de riesgos y las medidas en la cadena de suministro incluyen la identificación de proveedores directos relevantes y la solicitud de una autoevaluación completa. En una primera fase se consideraron proveedores con mayor volumen de negocio e importancia estratégica. Además, se realiza un control periódico de medios para incluir a todos los proveedores existentes en este proceso continuo de supervisión. El proceso de selección y precalificación de proveedores se ha adaptado para garantizar la evaluación en materia de derechos humanos desde el inicio de nuevas relaciones comerciales. La evaluación de proveedores se basa en un cuestionario detallado con distintos bloques temáticos. Los temas centrales son la protección del medio ambiente, los derechos humanos y laborales, la seguridad y salud en el trabajo, la lucha contra la corrupción y el soborno, y la responsabilidad en la cadena de suministro. Además, los proveedores deben presentar certificados relevantes y actualizarlos cuando sea necesario. Estos datos constituyen la base para las actividades de supervisión y evaluación, así como para el correspondiente análisis de riesgos. Los análisis realizados han identificado posibles riesgos en la cadena de suministro en relación con las condiciones laborales, el medio ambiente y la seguridad en el trabajo. Asimismo, existen riesgos elevados debido a la ubicación en países considerados de “alto riesgo”. Para minimizar y mitigar estos riesgos, se han definido e integrado medidas preventivas y correctivas en un proceso multidisciplinar que incluye también un procedimiento de escalado. Coolenvi también adoptará las medidas adecuadas si tiene conocimiento de una infracción de derechos humanos o de obligaciones medioambientales por parte de un proveedor directo o indirecto.
D. Medidas preventivas y correctivas básicas, así como gestión de reclamaciones
El mecanismo de reclamaciones de Coolenvi, consistente en un sistema de denuncias basado en la web, es un punto de contacto confidencial disponible para todas las personas como canal adicional de comunicación. Las inquietudes o indicios de posibles incumplimientos de las obligaciones de diligencia debida en materia de derechos humanos y medio ambiente también pueden comunicarse de forma anónima. Todas las notificaciones se investigan conforme a normas internas vinculantes. Cada investigación se lleva a cabo de manera independiente y objetiva, con la participación de la función de compliance. Todos los informes y las investigaciones correspondientes se comunican periódicamente a la dirección mediante un procedimiento estandarizado. Coolenvi no tolera ningún tipo de discriminación contra las personas que se pongan en contacto a través del mecanismo de reclamaciones u otros canales de comunicación.
E. Formación y sensibilización
Ofrecemos formación para nuestros empleados sobre temas como derechos humanos, sostenibilidad, salud y seguridad, medio ambiente, igualdad de oportunidades y muchos más. Nuestro programa de formación también incluye formaciones obligatorias sobre nuestro Código de Conducta y diversos cursos de cumplimiento normativo. Además, trabajamos continuamente para ampliar nuestra oferta formativa. Esto incluye, por ejemplo, formaciones sobre diligencia debida en derechos humanos y medioambiental para grupos objetivo seleccionados. Además de a nuestros empleados, también informamos a nuestros proveedores sobre ofertas de formación adecuadas.
Comunicación, documentación e informes
En nuestro informe anual comunicamos nuestras actividades, avances y objetivos en todos los ámbitos relacionados con los derechos humanos. Informamos de forma transparente sobre los principales riesgos, nuestras medidas y los progresos realizados en la protección de los derechos humanos y el medio ambiente. Para ello se ha implementado un concepto de documentación lo más completo posible que garantiza una trazabilidad verificable.
Medidas correctivas
Si se identifican violaciones de derechos humanos o medioambientales que hayan sido causadas por Coolenvi o a las que Coolenvi haya contribuido, nos comprometemos a priorizar y gestionar estos incidentes en función de su impacto y gravedad. Esto incluye también la adopción de medidas para proporcionar una reparación adecuada a las personas directamente afectadas.
Mejora y desarrollo continuo
Consideramos firmemente que abordar los desafíos en materia de derechos humanos y medio ambiente en nuestras cadenas de suministro globales es una tarea continua que requiere, además de nuestras iniciativas empresariales, cambios sistémicos. La cooperación con nuestros proveedores y socios comerciales es esencial. Por ello, Coolenvi revisará periódicamente y de forma crítica su papel y la implementación de las obligaciones de diligencia debida en materia de derechos humanos, y los desarrollará continuamente. Esto también se aplica a nuestras distintas políticas internas y procesos relacionados con los derechos humanos.
F. Responsabilidades
La responsabilidad general en materia de diligencia debida en derechos humanos y medio ambiente recae en los directores generales que participan en el sistema de franquicia de Coolenvi. Esto incluye, como mínimo, el control y la supervisión de las medidas relacionadas con la LkSG. En la implementación de la presente declaración, el director general debe informarse periódicamente, al menos una vez al año, sobre el trabajo de la persona o personas responsables. Todas las empresas del grupo están obligadas a cumplir esta declaración y a aplicar sus principios. La responsabilidad de la respectiva implementación de la diligencia debida en derechos humanos recae en los respectivos responsables de los departamentos. El departamento de Recursos Humanos es responsable de coordinar las medidas para el respeto de los derechos humanos y las condiciones laborales justas. Los procesos para el mantenimiento de la diligencia debida dentro de nuestra cadena de suministro son desarrollados y definidos por el departamento de Compras. El departamento de Compliance apoya, asesora y participa dentro de su ámbito de especialización, en particular en relación con riesgos de corrupción, así como a nivel operativo, por ejemplo en el contexto de la investigación de denuncias sobre posibles violaciones de derechos humanos u otras irregularidades relevantes. En casos de alto riesgo, nuestro Responsable de Derechos Humanos asume además un papel consultivo y participa en el proceso de toma de decisiones final. Coolenvi revisará de forma periódica y crítica la presente declaración y su implementación, y la actualizará cuando sea necesario.
Descarga de informes de sostenibilidad: