Code de conduite - Conformité - Système de dénonciation numérique
Ce système de dénonciation est utilisé par les employés et les tiers pour signaler des cas suspects au sein de Coolenvi et des sociétés affiliées. Il permet de signaler de manière anonyme les violations des règles et les cas suspects associés afin de prévenir, clarifier et remédier aux circonstances non conformes. En tant qu’entreprise familiale, la prise de responsabilité est fermement ancrée dans notre philosophie d’entreprise. En matière de comportement conforme aux règles et à la loi, nous nous imposons des normes très élevées, qui vont généralement au-delà de ce qui est requis par la loi. Il est donc de la plus haute importance de prévenir les dommages (matériels et immatériels) causés par le non-respect des réglementations légales et/ou des règles internes de l’entreprise. Nous encourageons toutes les parties prenantes (fournisseurs, prestataires de services, acheteurs, employés, candidats et autres) à nous signaler les violations de conformité, car c'est le seul moyen d'identifier et de corriger les fautes à un stade précoce. Ce système numérique de dénonciation est accessible à tous les lanceurs d’alerte. Il s’agit d’un canal de signalement sécurisé qui peut être utilisé de manière anonyme, garantissant ainsi la protection légalement requise des lanceurs d’alerte et de leurs données sensibles. Tous les rapports soumis sont examinés, évalués et traités par un personnel de gestion de la conformité spécialement formé.
Les rapports de violation de la loi sur la diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement (LkSG) et d'autres cas suspects indiquant une corruption, un crime économique ou des activités connexes peuvent être soumis via notre système : (voir ci-dessous sur cette page)
Déclaration des droits de l'homme
Déclaration de politique de groupe Coolenvi V 1.0 au 21 juillet 2024
Préambule
Coolenvi s'engage dans une gestion d'entreprise écologiquement et socialement responsable. Notre philosophie de durabilité comprend l’adhésion à des pratiques commerciales éthiques, la mise en œuvre de processus respectueux de l’environnement et la promotion de la responsabilité sociale. Nous nous concentrons principalement sur les projets en Afrique.
A. Attitude de base
Coolenvi est conscient de sa responsabilité de respecter les droits de l'homme et de prévenir tout type de violation des droits de l'homme, tant au sein de notre entreprise que tout au long de nos chaînes d'approvisionnement. Nous garantissons des normes appropriées en matière de conditions de travail et une interaction respectueuse les uns avec les autres. Le bien-être de toutes les personnes impliquées est une grande préoccupation pour nous.
Les normes relatives aux droits de l’homme font référence aux droits énoncés dans la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies (ONU), la Déclaration de l’Organisation internationale du travail (OIT) relative aux principes et droits fondamentaux au travail, la Convention européenne de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales (CEDH) et les systèmes régionaux et nationaux reconnus pour la promotion et la protection des droits de l’homme.
L’objectif de cette déclaration de politique est de réaffirmer notre engagement continu à respecter les droits de l’homme dans la conduite de toutes nos activités commerciales au sein de notre propre secteur d’activité, mais également en relation avec nos fournisseurs indirects et directs. En outre, les mécanismes mis en place pour mettre en œuvre notre stratégie de prévention des risques en matière de droits de l’homme concernant l’entreprise doivent être définis afin de prévenir ou de minimiser ces risques et ainsi assurer un niveau élevé de protection des droits de l’homme.
Cette déclaration de politique définit notre approche visant à identifier toutes les conduites susceptibles de donner lieu à un risque pour les droits de l'homme ou l'environnement en vertu de la loi sur la diligence raisonnable en matière de chaîne d'approvisionnement et à établir des mécanismes de surveillance, de diligence raisonnable et de formation, ainsi que des mécanismes de communication et de réclamation pour promouvoir et protéger les droits de l'homme, couvrant tous les domaines pertinents de l'entreprise et de ses filiales.
B. Portée et responsabilité
Cette déclaration de politique s'applique à Coolenvi et à toutes ses filiales à compter du 1er janvier 2024. Sociétés et investissements dans lesquels nous détenons directement ou indirectement des actions ou exerçons une influence notable. Avec cette déclaration de politique, notre direction se positionne clairement pour se conformer aux droits de l'homme et à la protection de l'environnement suivants :d’accorder une attention particulière et de soutenir les engagements parentaux :
B.1 Interdiction du travail des enfants, du travail forcé, de l'esclavage et de la traite des êtres humains :
Nous rejetons toute forme de travail forcé ou de travail des enfants sans exception et soutenons expressément l’interdiction de l’esclavage moderne et de la traite des êtres humains.
B.2 Égalité de traitement des salariés et tolérance zéro à l'égard de la discrimination :
Nous garantissons l’égalité des chances et ne tolérons aucune discrimination fondée, par exemple, sur la race, le sexe, la religion, l’origine nationale, l’opinion politique, le titre du poste, l’orientation sexuelle, l’origine sociale, l’âge et les caractéristiques physiques ou mentales.
B.3 Liberté syndicale et conventions collectives :
Nous respectons le droit de nos employés d’adhérer à un syndicat. En outre, nous soutenons et initions des dialogues intensifs avec les représentants des salariés concernés.
B.4 Santé et sécurité :
La protection de la santé et la sécurité au travail sont notre priorité absolue. Nous respectons les lois en vigueur en matière de santé et de sécurité au travail dans le monde entier et établissons également nos propres normes de santé et de sécurité au travail sur tous nos sites.
B.5 Conditions de travail et rémunération équitables :
Nous garantissons des conditions de travail équitables, une rémunération et des horaires de travail équitables à travers les lois et directives nationales et internationales applicables à nos entreprises. Interdiction des expulsions illégales, interdiction de la violence des forces de sécurité. Notre planète et ses ressources nous engagent à réduire l’impact environnemental de nos activités, à préserver nos ressources naturelles et à rechercher des solutions qui contribuent à protéger notre environnement. Nous avons également ces attentes envers nos fournisseurs, qui sont également énoncées dans le présent Code de conduite des fournisseurs.
Nous attachons une importance particulière aux aspects suivants :
Protéger l’environnement et prévenir les impacts environnementaux indus, notamment dans le cadre de la Convention de Bâle (sur la gestion des substances et des déchets dangereux) et de la Convention de Minamata (réduction des rejets de mercure). Interdiction de provoquer des modifications nuisibles du sol, de polluer l’eau, de polluer l’air, d’émettre des bruits nocifs ou de consommer une quantité excessive d’eau, ainsi que toute violation des droits de l’homme causée par des dommages environnementaux.
Notre chaîne d'approvisionnement
Avec cette déclaration de principes, nous attendons également de nos partenaires commerciaux, y compris nos fournisseurs indirects et directs, qu'ils soient conscients de leurs droits de l'homme ainsi que de leurs responsabilités environnementales et sociales et qu'ils suivent toujours certains principes éthiques de base dans leurs activités. Avec cette déclaration de politique, nous communiquons les attentes du Groupe Coolenvi à ses fournisseurs et à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Nous attendons de toutes les relations commerciales qu’elles respectent ce code de conduite.
C. Mise en œuvre de notre devoir de diligence en matière de droits de l’homme
Analyse et mesures des risques dans notre domaine d'activité.
Afin de garantir une protection adéquate des droits de l'homme dans son secteur d'activité, Coolenvi a ancré les processus nécessaires dans des principes, des lignes directrices et des procédures d'entreprise, qui s'appliquent généralement et sont mis en œuvre dans l'ensemble du groupe de sociétés. Tous les employés ont un accès illimité à une personne de confiance et une procédure de réclamation anonyme et équitable est à la disposition des employés et des tiers. En outre, une formation est dispensée sur la manière de gérer les risques liés aux droits de l’homme et à l’environnement.
Analyse des risques et mesures dans le domaine des partenaires commerciaux
Nous avons intégré un programme de conformité complet que nous mettons en œuvre en tenant particulièrement compte de notre profil de risque, par exemple notre secteur d’activité, notre portefeuille de produits et nos activités commerciales dans les pays présentant un risque accru de corruption ou de droits de l’homme. Dans le cadre de l'analyse des risques, nous avons mis en place des activités de surveillance et de contrôle strictes pour garantir notre conformitéLes normes et exigences nce sont respectées dans les activités quotidiennes. Parallèlement, nous effectuons régulièrement des analyses de risques afin de mettre à jour et de développer en permanence nos mécanismes d’évaluation. Une partie intégrante de cette évaluation des risques est, par exemple, un indicateur de risque de violations potentielles des droits de l’homme basé sur des indices utilisés au niveau international. Dans les cas où des risques sont identifiés, des mesures appropriées sont prises, même si des risques particulièrement graves nécessitent une décision éclairée sur l'opportunité commerciale. Coolenvi est prêt à rejeter une opportunité commerciale même si elle est légalement autorisée mais présente un risque inacceptable pour les valeurs de Coolenvi. Analyse des risques et mesures tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Coolenvi a identifié les fournisseurs directs pertinents et leur a demandé de fournir une auto-divulgation complète. Dans un premier temps, les fournisseurs ayant un chiffre d’affaires élevé et une grande importance ont été pris en compte. En outre, un contrôle régulier des médias est effectué afin d'inclure tous les fournisseurs existants concernés dans ce processus de surveillance continue. Le processus de sélection et de préqualification des fournisseurs a été adapté pour garantir un contrôle des droits de l’homme dès le début de nouvelles relations commerciales. L’évaluation des fournisseurs repose sur une enquête détaillée comportant divers questionnaires thématiques. Les principaux thèmes abordés sont la protection de l’environnement, les droits de l’homme et du travail, la sécurité au travail, la lutte contre la corruption et les pots-de-vin, ainsi que la responsabilité dans la chaîne d’approvisionnement. En outre, les fournisseurs doivent fournir les certificats pertinents et les mettre à jour si nécessaire. Ces données constituent la base des activités de suivi et d’évaluation nécessaires ainsi que d’une analyse des risques correspondante. Les analyses de risques réalisées ont montré qu’il pouvait exister des risques potentiels dans la chaîne d’approvisionnement en ce qui concerne les conditions de travail, l’environnement et la sécurité au travail. À cela s’ajoutent des risques accrus en raison de la situation dans les pays dits « à très haut risque ». Afin de minimiser et de contenir les risques, des mesures préventives et contre-mesures appropriées ont été définies et intégrées dans un processus multidisciplinaire, qui comprend également une procédure d’escalade. Coolenvi prendra également les mesures appropriées si elle a connaissance d’une violation des droits de l’homme ou des obligations environnementales par un fournisseur indirect ou direct.
D. Mesures de prévention et de correction de base et communication des plaintes
Le mécanisme de plaintes Coolenvi, constitué d'un système de dénonciation en ligne, est un point de contact confidentiel accessible à tous comme canal de communication supplémentaire. Les préoccupations ou les signalements de violations possibles des droits de l’homme et des obligations de diligence raisonnable en matière environnementale peuvent également être soulevés de manière anonyme. Nous examinons tous les rapports sur la base de réglementations internes contraignantes. Chaque enquête est menée de manière indépendante et objective avec la participation de la fonction de conformité. Tous les rapports et les enquêtes correspondantes sont régulièrement transmis à la direction selon une procédure standardisée. Coolenvi ne tolère aucune discrimination à l’encontre de quiconque nous contacte via le mécanisme de plainte ou d’autres canaux de communication.
E. Formation et sensibilisation
Nous proposons à nos employés des formations sur des sujets tels que les droits de l’homme, la durabilité, la santé et la sécurité, l’environnement, l’égalité des chances et bien plus encore. Notre programme de formation comprend également une formation obligatoire sur notre Code de conduite et diverses autres formations de conformité. Par ailleurs, nous travaillons continuellement à élargir notre offre de formation. Cela comprend, par exemple, la proposition de formations sur les droits de l’homme et la protection de l’environnement à des groupes cibles sélectionnés. En plus de nos collaborateurs, nous informons également nos fournisseurs des offres de formation appropriées.
Communication, documentation et reporting
Dans notre rapport annuel, nous rendons compte de nos activités, de nos progrès et de nos ambitions dans tous les domaines humains. Nous rendons compte de manière transparente des risques matériels, de nos actions et des progrès que nous avons réalisés en matière de protection des droits de l’homme et de l’environnement. À cet effet, un concept de documentation la plus complète possible pour une traçabilité compréhensible a été mis en œuvre.
Mesures correctives
Si des violations des droits de l'homme ou des droits environnementaux sont identifiées,Pour les incidents causés ou contribués par Coolenvi, nous nous engageons à hiérarchiser et à traiter ces incidents en fonction de leur impact et de leur gravité. Cela inclut également la recherche de réparations appropriées pour les personnes directement concernées.
Amélioration et développement ultérieur
Nous croyons fermement que répondre aux défis liés aux droits de l’homme et à l’environnement dans nos chaînes d’approvisionnement mondiales est une tâche continue qui nécessite un changement systémique en plus de nos initiatives d’entreprise. La coopération avec nos fournisseurs et partenaires commerciaux est essentielle. Coolenvi examinera donc régulièrement et de manière critique et développera en permanence son rôle et la mise en œuvre de ses obligations de diligence raisonnable en matière de droits de l’homme. Ceci s’applique également à nos diverses politiques et processus internes relatifs aux droits de l’homme.
F. Responsabilités
La responsabilité globale en matière de droits de l’homme et de diligence raisonnable en matière d’environnement incombe aux chefs d’entreprise participant au programme Coolenvi système de franchise. Cela comprend au moins le contrôle et la surveillance des mesures liées au LkSG. Dans la mise en œuvre de cette déclaration de politique, le directeur général doit s'informer régulièrement, au moins une fois par an, sur le travail de la ou des personnes responsables. Chaque société du Groupe est tenue de respecter cette déclaration de principes et de mettre en œuvre ces principes. La responsabilité de la mise en œuvre de la diligence raisonnable en matière de droits de l’homme incombe aux chefs de département respectifs. Le Département des Ressources Humaines est chargé de coordonner les mesures visant à assurer le respect des droits de l’homme et des conditions de travail équitables. Des processus visant à assurer la diligence raisonnable au sein de notre chaîne d’approvisionnement sont élaborés et définis par le service des achats. Le Département Compliance accompagne, conseille et intervient dans le cadre de ses responsabilités techniques, notamment en ce qui concerne les éventuels risques de corruption, mais aussi sur le plan fonctionnel, par exemple dans le cadre d'enquêtes sur des signalements de violations potentielles des droits de l'homme ou d'autres violations pertinentes. Dans les cas à haut risque, notre agent des droits de la personne assume également un rôle consultatif et participe au processus décisionnel final. Coolenvi examinera régulièrement et de manière critique cette déclaration de politique et sa mise en œuvre et la mettra à jour si nécessaire.
Vous pouvez télécharger ici le rapport de développement durable pour chaque exercice dès qu'il sera disponible.