Gedragscode - Gedragscode - Naleving - Digitaal klokkenluiderssysteem
Dit klokkenluiderssysteem wordt door werknemers en derden gebruikt om verdachte gevallen binnen Coolenvi en gelieerde bedrijven te melden. Het maakt anonieme melding van regelovertredingen en daarmee samenhangende vermoedelijke gevallen mogelijk, om situaties waarin sprake is van niet-naleving te voorkomen, op te helderen en te verhelpen. Als familiebedrijf is het nemen van verantwoordelijkheid stevig verankerd in onze bedrijfsfilosofie. Wij stellen hoge eisen aan onszelf als het gaat om gedrag dat voldoet aan de wet en gaan vaak verder dan wettelijk vereist is. Het is daarom van het grootste belang om schade (materieel en immaterieel) te voorkomen die ontstaat door het niet naleven van wettelijke voorschriften en/of interne bedrijfsregels. Wij moedigen alle belanghebbenden (leveranciers, dienstverleners, kopers, werknemers, sollicitanten en anderen) aan om nalevingsovertredingen aan ons te melden. Dit is namelijk de enige manier om wangedrag in een vroeg stadium te identificeren en te corrigeren. Dit digitale klokkenluiderssysteem is beschikbaar voor alle klokkenluiders. Het is een veilig meldkanaal dat anoniem kan worden gebruikt, waarmee de wettelijk vereiste bescherming van klokkenluiders en hun gevoelige gegevens wordt gewaarborgd. Alle ingediende rapporten worden beoordeeld, geëvalueerd en verwerkt door speciaal opgeleide medewerkers op het gebied van compliancemanagement.
Meldingen over schendingen van de Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) en andere vermoedelijke gevallen die wijzen op corruptie, economische criminaliteit of gerelateerde activiteiten, kunnen via ons systeem worden ingediend: (zie hieronder op deze pagina)
Verklaring van de Rechten van de Mens
Beleidsverklaring Coolenvi Group V 1.0 per 21 juli 2024
Inleiding
Coolenvi streeft naar ecologisch en sociaal verantwoord ondernemen. Ons duurzaamheidsbeleid omvat het naleven van ethische bedrijfspraktijken, het implementeren van milieuvriendelijke processen en het bevorderen van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wij richten ons primair op projecten in Afrika.
A. Basishouding
Coolenvi is zich bewust van haar verantwoordelijkheid om de mensenrechten te respecteren en elke vorm van mensenrechtenschendingen te voorkomen, zowel binnen ons bedrijf als in onze toeleveringsketens. Wij zorgen ervoor dat de arbeidsomstandigheden goed zijn en dat er respectvol met elkaar wordt omgegaan. Het welzijn van alle betrokkenen is voor ons van groot belang.
Mensenrechtennormen verwijzen naar de rechten die zijn vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (VN), de Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) over fundamentele beginselen en rechten op het werk, het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) en erkende regionale en nationale systemen voor de bevordering en bescherming van mensenrechten.
Het doel van deze beleidsverklaring is om onze blijvende toewijding aan het respecteren van de mensenrechten te bevestigen bij de uitvoering van al onze bedrijfsactiviteiten binnen ons eigen bedrijfsgebied, maar ook in relatie tot onze indirecte en directe leveranciers. Daarnaast dienen de mechanismen die zijn ingesteld ter uitvoering van onze strategie ter voorkoming van risico's voor de mensenrechten die relevant zijn voor het bedrijf, te worden uiteengezet om deze risico's te voorkomen of te minimaliseren en zo een hoog niveau van bescherming van de mensenrechten te garanderen.
Deze beleidsverklaring verduidelijkt onze aanpak voor het identificeren van alle gedragingen die kunnen leiden tot een risico voor de mensenrechten of het milieu, zoals gedefinieerd in de Supply Chain Due Diligence Act, en voor het instellen van monitoring-, due diligence-, trainings-, communicatie- en klachtenmechanismen om de mensenrechten te bevorderen en te beschermen in alle relevante afdelingen van het bedrijf en haar dochterondernemingen.
B. Reikwijdte en verantwoordelijkheid
Deze beleidsverklaring is van toepassing op Coolenvi en al haar dochterondernemingen vanaf 1 januari 2024. Bedrijven en investeringen waarin wij direct of indirect aandelen bezitten of op andere wijze aanzienlijke invloed uitoefenen. Met deze principeverklaring positioneert ons management zich duidelijk en ondubbelzinnig om te voldoen aan de volgende mensenrechten en milieunormen:om speciale aandacht te besteden aan en ondersteuning te bieden aan de verbintenissen van ouders:
B.1 Verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid, slavernij en mensenhandel:
Wij verwerpen zonder uitzondering elke vorm van gedwongen arbeid of kinderarbeid en wij zetten ons uitdrukkelijk in voor het verbod op moderne slavernij en mensenhandel.
B.2 Gelijke behandeling van werknemers en nultolerantie voor discriminatie:
Wij garanderen gelijke kansen en tolereren geen discriminatie op basis van bijvoorbeeld ras, geslacht, religie, nationale afkomst, politieke overtuiging, functietitel, seksuele geaardheid, sociale afkomst, leeftijd en fysieke of mentale kenmerken.
B.3 Vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsovereenkomsten:
Wij respecteren het recht van onze werknemers om zich bij een vakbond aan te sluiten. Daarnaast ondersteunen en initiëren wij intensieve dialogen met de betreffende werknemersvertegenwoordigers.
B.4 Gezondheid en veiligheid:
Gezondheid en veiligheid op het werk zijn onze topprioriteit. Wij voldoen wereldwijd aan de geldende wetten op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk en hanteren daarnaast onze eigen normen voor gezondheid en veiligheid op al onze locaties.
B.5 Eerlijke arbeidsvoorwaarden en beloning:
Wij garanderen eerlijke arbeidsomstandigheden, een eerlijk loon en eerlijke werktijden via de nationale en internationale wetten en richtlijnen die van toepassing zijn op onze bedrijven. Verbod op illegale uitzettingen, verbod op geweld door veiligheidstroepen. Onze planeet en haar hulpbronnen verplichten ons om de impact van onze bedrijfsactiviteiten op het milieu te beperken, onze natuurlijke hulpbronnen te beschermen en oplossingen te zoeken die bijdragen aan de bescherming van ons milieu. Deze verwachtingen hebben wij ook van onze leveranciers. Deze zijn eveneens vastgelegd in deze Gedragscode voor leveranciers.
Wij hechten bijzonder belang aan de volgende aspecten:
Bescherming van het milieu en het voorkomen van ongewenste milieueffecten, ook in het kader van het Verdrag van Bazel (over het beheer van gevaarlijke stoffen en afval) en het Verdrag van Minamata (minimalisering van kwiklozingen). Het is verboden om schadelijke veranderingen aan de bodem, watervervuiling, luchtvervuiling, schadelijke geluidsemissies of overmatig waterverbruik te veroorzaken, alsmede schendingen van de mensenrechten door schade aan het milieu.
Onze toeleveringsketen
Met deze beginselverklaring verwachten wij ook van onze zakenpartners, met inbegrip van onze indirecte en directe leveranciers, dat zij zich bewust zijn van hun mensenrechten en hun verantwoordelijkheden ten aanzien van het milieu en de maatschappij, en dat zij zich bij hun activiteiten altijd aan bepaalde fundamentele ethische principes houden. Met deze beleidsverklaring communiceren wij de verwachtingen van de Coolenvi Group aan haar leveranciers en de gehele toeleveringsketen. Wij verwachten dat al onze zakelijke relaties deze gedragscode naleven.
C. Implementatie van onze due diligence op het gebied van mensenrechten
Risicoanalyse en maatregelen in ons werkgebied.
Om een adequate bescherming van de mensenrechten in haar werkgebied te garanderen, heeft Coolenvi de benodigde processen verankerd in bedrijfsbeginselen, richtlijnen en procedurele instructies. Deze zijn algemeen van toepassing en worden geïmplementeerd in de gehele groep. Alle medewerkers hebben onbeperkt toegang tot een vertrouwenspersoon. Zowel medewerkers als derden hebben toegang tot een anonieme en eerlijke klachtenprocedure. Daarnaast worden trainingen gegeven over hoe om te gaan met relevante risico’s op het gebied van mensenrechten en milieu.
Risicoanalyse en maatregelen op het gebied van zakenpartners
Wij hebben een uitgebreid complianceprogramma geïntegreerd, dat we implementeren met bijzondere aandacht voor ons risicoprofiel. Denk bijvoorbeeld aan onze sector, ons productportfolio en onze bedrijfsactiviteiten in landen met een verhoogd risico op corruptie of mensenrechten. Als onderdeel van de risicoanalyse hebben we strikte monitoring- en controleactiviteiten geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat onze nalevingdat in de dagelijkse bedrijfsvoering aan normen en eisen wordt voldaan. Tegelijkertijd voeren wij regelmatig risicoanalyses uit om onze beoordelingsmechanismen voortdurend te actualiseren en verder te ontwikkelen. Een integraal onderdeel van deze risicobeoordeling is bijvoorbeeld een risico-indicator voor mogelijke mensenrechtenschendingen, gebaseerd op internationaal gebruikte indexen. Wanneer er risico's worden geïdentificeerd, worden er passende maatregelen genomen, maar vooral in het geval van ernstige risico's is een weloverwogen beslissing over de zakelijke mogelijkheid vereist. Coolenvi is bereid een zakelijke kans af te wijzen, zelfs als deze wettelijk is toegestaan, maar een onaanvaardbaar risico vormt voor de waarden van Coolenvi. Risicoanalyse en maatregelen langs de toeleveringsketen. Coolenvi heeft relevante directe leveranciers geïdentificeerd en hen gevraagd om uitgebreide zelfinformatie. In de eerste stap werden leveranciers met een hoge omloopsnelheid en een groot belang in overweging genomen. Daarnaast wordt er regelmatig een mediacheck uitgevoerd om alle relevante bestaande leveranciers in dit continue monitoringproces te betrekken. Het selectie- en prekwalificatieproces van leveranciers is aangepast om te garanderen dat aan het begin van nieuwe zakelijke relaties wordt gescreend op mensenrechten. De leveranciersbeoordeling is gebaseerd op een gedetailleerde enquête met verschillende onderwerpgerelateerde vragenlijsten. Belangrijke thema's zijn onder meer milieubescherming, mensen- en arbeidsrechten, veiligheid op de werkplek, de bestrijding van corruptie en omkoping en verantwoordelijkheid in de toeleveringsketen. Bovendien moeten leveranciers de relevante certificaten aanleveren en deze indien nodig actualiseren. Deze gegevens vormen de basis voor de noodzakelijke monitoring- en evaluatieactiviteiten en een bijbehorende risicoanalyse. Uit de uitgevoerde risicoanalyses is gebleken dat er in de toeleveringsketen mogelijke risico’s kunnen zijn op het gebied van arbeidsomstandigheden, milieu en arbeidsveiligheid. Bovendien zijn er verhoogde risico’s vanwege de situatie in zogenaamde ‘zeer risicolanden’. Om de risico's te minimaliseren en in te dammen, werden passende preventieve en tegenmaatregelen gedefinieerd en geïntegreerd in een multidisciplinair proces, waartoe ook een escalatieprocedure behoort. Coolenvi zal ook passende maatregelen nemen als zij op de hoogte raakt van een schending van mensenrechten of milieuverplichtingen door een indirecte of directe leverancier.
D. Basispreventie- en herstelmaatregelen en communicatieklachten
Het klachtenmechanisme van Coolenvi, dat bestaat uit een webgebaseerd klokkenluidersregeling, is een vertrouwelijk contactpunt dat voor iedereen beschikbaar is als extra communicatiekanaal. Zorgen of meldingen over mogelijke schendingen van de mensenrechten en de verplichtingen inzake zorgvuldigheid op milieugebied kunnen ook anoniem worden gemeld. Wij onderzoeken alle meldingen op basis van bindende interne voorschriften. Elk onderzoek wordt onafhankelijk en objectief uitgevoerd, waarbij de compliancefunctie betrokken wordt. Alle meldingen en de bijbehorende onderzoeken worden regelmatig aan het management gerapporteerd via een gestandaardiseerde procedure. Coolenvi tolereert geen discriminatie tegen personen die contact met ons opnemen via het klachtenmechanisme of andere communicatiekanalen.
E. Training en bewustwording
Wij bieden onze medewerkers trainingen aan over onderwerpen als mensenrechten, duurzaamheid, gezondheid en veiligheid, milieu, gelijke kansen en nog veel meer. Ons trainingsprogramma omvat ook verplichte trainingen over onze gedragscode en diverse andere trainingen op het gebied van compliance. Daarnaast werken wij voortdurend aan de uitbreiding van ons opleidingsaanbod. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het aanbieden van trainingen over mensenrechten en milieuzorg voor geselecteerde doelgroepen. Naast onze medewerkers informeren wij ook onze leveranciers over relevante opleidingsmogelijkheden.
Communicatie, documentatie en rapportage
In ons jaarverslag rapporteren wij over onze activiteiten, voortgang en ambities op alle menselijke gebieden. Wij rapporteren transparant over materiële risico’s, onze acties en de vooruitgang die we hebben geboekt bij de bescherming van de mensenrechten en het milieu. Hiervoor is een concept voor een zo volledig mogelijke documentatie voor traceerbare traceerbaarheid geïmplementeerd.
Herstelmaatregelen
Als er schendingen van de mensenrechten of milieurechten worden vastgesteld,Voor incidenten die door Coolenvi worden veroorzaakt of waaraan Coolenvi bijdraagt, hanteren wij een prioriteitsstelling en aanpak op basis van impact en ernst. Daartoe behoort ook dat we ernaar streven om passende genoegdoening te bieden aan de direct getroffenen.
Verbetering en verdere ontwikkeling
Wij zijn ervan overtuigd dat het aanpakken van mensenrechten- en milieuproblemen in onze wereldwijde toeleveringsketens een voortdurende taak is die, naast onze bedrijfsinitiatieven, ook systemische veranderingen vereist. Samenwerking met onze leveranciers en zakenpartners is essentieel. Coolenvi zal daarom haar rol en de implementatie van de verplichtingen inzake due diligence op het gebied van mensenrechten regelmatig evalueren en voortdurend ontwikkelen. Dit geldt ook voor onze verschillende interne beleidsregels en processen met betrekking tot mensenrechten.
F. Verantwoordelijkheden
De algehele verantwoordelijkheid voor mensenrechten en milieuzorg ligt bij de directeuren die deelnemen aan het Coolenvi-programma.
Het Coolenvi-franchisesysteem.
Hieronder vallen ten minste de controle en monitoring van LkSG-gerelateerde maatregelen. Ter uitvoering van deze beleidsverklaring dient de Algemeen Directeur zich regelmatig, maar ten minste eenmaal per jaar, op de hoogte te stellen van de werkzaamheden van de verantwoordelijke persoon of personen. Iedere onderneming binnen de Groep is verplicht deze beginselverklaring na te leven en deze beginsels te implementeren. De verantwoordelijkheid voor de implementatie van due diligence op het gebied van mensenrechten ligt bij de betreffende afdelingshoofden. De afdeling Human Resources is verantwoordelijk voor de coördinatie van maatregelen om de naleving van de mensenrechten en eerlijke arbeidsomstandigheden te waarborgen. Processen om de vereiste zorgvuldigheid binnen onze toeleveringsketen te waarborgen, worden ontwikkeld en gedefinieerd door de afdeling Inkoop. De afdeling Compliance ondersteunt, adviseert en participeert binnen het kader van haar technische verantwoordelijkheden, met name ten aanzien van potentiële corruptierisico’s, maar ook functioneel, bijvoorbeeld in het kader van het onderzoeken van meldingen over mogelijke mensenrechtenschendingen of andere relevante schendingen. Bij gevallen met een hoog risico vervult onze mensenrechtenfunctionaris ook een adviserende rol en neemt hij deel aan de uiteindelijke besluitvorming. Coolenvi zal deze beleidsverklaring en de uitvoering daarvan regelmatig en kritisch beoordelen en indien nodig bijwerken.
Zodra het duurzaamheidsverslag voor elk begrotingsjaar beschikbaar is, kunt u het hier downloaden.