Code of Conduct - Adfærdskodeks - Overholdelse - Digital Whistleblower-system
Dette whistleblower-system bruges af medarbejdere og tredjeparter til at rapportere formodede sager inden for Coolenvi og tilknyttede virksomheder. Det muliggør anonym indberetning af regelovertrædelser og relaterede formodede sager for at forhindre, afklare og afhjælpe forhold, der ikke overholder reglerne. Som familievirksomhed er det at tage ansvar fast forankret i vores virksomhedsfilosofi. Når det kommer til regel-kompatibel og lovlydig adfærd, sætter vi os selv meget høje standarder, som normalt går ud over, hvad der er lovpligtigt. Det er derfor af største interesse at forhindre skader (materielle og immaterielle) forårsaget af tilsidesættelse af lovbestemmelser og/eller interne virksomhedsregler. Vi opfordrer alle interessenter (leverandører, serviceudbydere, købere, medarbejdere, ansøgere og andre) til at rapportere overtrædelser af overholdelse til os, da dette er den eneste måde at identificere og rette fejl på på et tidligt tidspunkt. Dette digitale whistleblower-system er tilgængeligt for alle whistleblowere. Det er en sikker rapporteringskanal, der kan bruges anonymt og dermed sikre den lovpligtige beskyttelse af whistleblowere og deres følsomme data. Alle indsendte rapporter gennemgås, evalueres og behandles af specialuddannede compliance-ledere.
Rapporter om overtrædelser af Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) og andre formodede sager, der indikerer korruption, økonomisk kriminalitet eller relaterede aktiviteter, kan indsendes via vores system: (Se nedenfor på denne side)
Menneskerettighedserklæring
Coolenvi Group Policy Statement V 1.0 pr. 21. juli 2024
Indledning
Coolenvi er forpligtet til økologisk og socialt ansvarlig virksomhedsledelse. Vores bæredygtighedsfilosofi omfatter overholdelse af etisk forretningspraksis, implementering af miljøvenlige processer og fremme af social ansvarlighed. Vores fokus er primært på projekter i Afrika.
A. Grundholdning
Coolenvi er bevidst om sit ansvar for at respektere menneskerettighederne og forhindre enhver form for menneskerettighedskrænkelser både i vores virksomhed og langs vores forsyningskæder. Vi sikrer passende standarder i arbejdsforhold og respektfuldt samspil med hinanden. Alle involveredes trivsel er af stor betydning for os.
Menneskerettighedsstandarder refererer til de rettigheder, der er fastsat i De Forenede Nationers (FN) Verdenserklæring om Menneskerettigheder, Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen, den europæiske konvention til beskyttelse af menneskerettigheder og grundlæggende frihedsrettigheder (ECHR) og anerkendte regionale og nationale systemer til beskyttelse af menneskerettigheder.
Formålet med denne politikerklæring er at bekræfte vores løbende forpligtelse til at respektere menneskerettighederne i udførelsen af alle vores forretningsaktiviteter inden for vores eget forretningsområde, men også i forhold til vores indirekte og direkte leverandører. Derudover bør de mekanismer, der er etableret for at implementere vores strategi for at forhindre menneskerettighedsrisici, der er relevante for virksomheden, fastlægges for at forhindre eller minimere disse risici og dermed sikre et højt niveau af menneskerettighedsbeskyttelse.
Denne politikerklæring angiver vores tilgang til at identificere al adfærd, der kan give anledning til en menneskerettigheds- eller miljørisiko i henhold til Supply Chain Due Diligence Act og til at etablere overvågnings-, due diligence- og uddannelsesmekanismer samt kommunikations- og klagemekanismer til at fremme og beskytte menneskerettigheder, der dækker alle relevante områder af virksomheden og dens tilknyttede virksomheder.
B. Omfang og ansvar
Denne politikerklæring gælder for Coolenvi og alle datterselskaber fra 1. januar 2024. Virksomheder og investeringer, hvori vi direkte eller indirekte ejer aktier eller på anden måde udøver betydelig indflydelse. Med denne politikerklæring positionerer vores ledelse sig klart til at overholde følgende menneskerettigheder og miljømæssige rettighederat være særlig opmærksom på og støtte forældrenes forpligtelser:
B.1 Forbud mod børne- og tvangsarbejde, slaveri og menneskehandel:
Vi afviser enhver form for tvangs- eller børnearbejde uden undtagelse og støtter udtrykkeligt forbuddet mod moderne slaveri og menneskehandel.
B.2 Ligebehandling af medarbejdere og nultolerance over for diskrimination:
Vi sikrer lige muligheder og tolererer ikke forskelsbehandling baseret på for eksempel race, køn, religion, national oprindelse, politisk anskuelse, jobtitel, seksuel orientering, social oprindelse, alder og fysiske eller psykiske egenskaber.
B.3 Foreningsfrihed og kollektive overenskomster:
Vi respekterer vores medarbejderes ret til at melde sig ind i en fagforening. Derudover understøtter og indleder vi intensive dialoger med de respektive medarbejderrepræsentanter.
B.4 Sundhed og sikkerhed:
Sundhedsbeskyttelse og arbejdssikkerhed er vores topprioritet. Vi overholder gældende arbejdsmiljølove på verdensplan og etablerer også vores egne arbejdsmiljø- og sikkerhedsstandarder på alle vores lokationer.
B.5 Rimelige arbejdsvilkår og aflønning:
Vi garanterer fair arbejdsforhold, fair løn og arbejdstider gennem de nationale og internationale love og retningslinjer, der gælder for vores virksomheder.\nForbud mod ulovlige udsættelser, forbud mod vold fra sikkerhedsstyrker. Vores planet og dens ressourcer forpligter os til at reducere miljøpåvirkningen af vores forretningsaktiviteter, bevare vores naturressourcer og søge løsninger, der hjælper med at beskytte vores miljø. Vi har også disse forventninger til vores leverandører, som også er angivet i denne Code of Conduct for leverandører.
Vi lægger særlig vægt på følgende aspekter:
Beskyttelse af miljøet og forebyggelse af unødige miljøpåvirkninger, herunder inden for rammerne af Basel-konventionen (om håndtering af farlige stoffer og affald) og Minamata-konventionen (minimering af frigivelse af kviksølv). Forbud mod at forårsage skadelige jordbundsændringer, vandforurening, luftforurening, skadelig støjudledning eller for stort vandforbrug samt enhver krænkelse af menneskerettighederne forårsaget af miljøskader.
Vores forsyningskæde
Med denne principerklæring forventer vi også, at vores forretningspartnere, herunder vores indirekte og direkte leverandører, er bevidste om deres menneskerettigheder samt deres miljømæssige og sociale ansvar og altid følger visse grundlæggende etiske principper i deres aktiviteter. Med denne politikerklæring kommunikerer vi Coolenvi-koncernens forventninger til dets leverandører og hele forsyningskæden. Vi forventer, at alle forretningsforbindelser følger denne adfærdskodeks.
C. implementering af vores menneskerettighedsdue diligence
Risikoanalyse og foranstaltninger i vores forretningsområde.
For at sikre tilstrækkelig beskyttelse af menneskerettighederne i sit forretningsområde har Coolenvi forankret de nødvendige processer i virksomhedens principper, retningslinjer og procedurer, som generelt gælder og implementeres i hele koncernen. Alle medarbejdere har ubegrænset adgang til en tillidsfuld person, og en anonym og retfærdig klageprocedure er tilgængelig for medarbejdere og tredjeparter. Derudover tilbydes undervisning i, hvordan man håndterer relevante menneskerettigheder og miljørisici.
Risikoanalyse og foranstaltninger på området for forretningspartnere
Vi har integreret et omfattende compliance-program, som vi implementerer med særlig hensyntagen til vores risikoprofil, for eksempel vores industri, vores produktportefølje og vores forretningsaktiviteter i lande med en øget risiko for korruption eller menneskerettigheder. Som en del af risikoanalysen har vi implementeret strenge overvågnings- og kontrolaktiviteter for at sikre, at vores overholdelseDerfor overholdes standarder og krav i hverdagen. Samtidig gennemfører vi løbende risikoanalyser for løbende at opdatere og videreudvikle vores vurderingsmekanismer. En integreret del af denne risikovurdering er for eksempel en risikoindikator for potentielle menneskerettighedskrænkelser baseret på internationalt anvendte indekser. I tilfælde, hvor risici identificeres, træffes passende foranstaltninger, selvom især alvorlige risici kræver en informeret beslutning om forretningsmuligheden. Coolenvi er parat til at afvise en forretningsmulighed, selvom det er lovligt tilladt, men udgør en uacceptabel risiko for Coolenvis værdier. Risikoanalyse og foranstaltninger langs forsyningskæden. Coolenvi har identificeret relevante direkte leverandører og bedt dem om at give omfattende selvoplysning. I første trin blev der taget hensyn til leverandører med høj omsætning og stor betydning. Derudover gennemføres et løbende medietjek for at inddrage alle relevante eksisterende leverandører i denne løbende overvågningsproces. Leverandørudvælgelsen og prækvalifikationsprocessen er blevet tilpasset for at sikre menneskerettighedsscreening i begyndelsen af nye forretningsrelationer. Leverandørevalueringen er baseret på en detaljeret undersøgelse med forskellige emnerelaterede spørgeskemaer. Kerneemner er miljøbeskyttelse, menneske- og arbejdstagerrettigheder, arbejdssikkerhed, bekæmpelse af korruption og bestikkelse og ansvar i forsyningskæden. Derudover skal leverandører fremlægge relevante certifikater og opdatere dem om nødvendigt. Disse data danner grundlag for de nødvendige overvågnings- og evalueringsaktiviteter og en tilsvarende risikoanalyse. De gennemførte risikoanalyser har vist, at der kan være potentielle risici i forsyningskæden med hensyn til arbejdsforhold, miljø og arbejdssikkerhed. Derudover er der øgede risici på grund af situationen i såkaldte "meget højrisikolande". For at minimere og begrænse risici er passende forebyggende og modforanstaltninger blevet defineret og integreret i en tværfaglig proces, som også omfatter en eskaleringsprocedure. Coolenvi vil også træffe passende foranstaltninger, hvis den bliver opmærksom på en krænkelse af menneskerettigheder eller miljømæssige forpligtelser fra en indirekte eller direkte leverandør.
D. Grundlæggende forebyggelses- og afhjælpende foranstaltninger og kommunikationsklager
Coolenvi-klagemekanismen, der består af et webbaseret whistleblower-system, er et fortroligt kontaktpunkt, der er tilgængeligt for alle som en ekstra kommunikationskanal. Bekymringer eller rapporter om mulige krænkelser af menneskerettigheder og miljømæssige due diligence-forpligtelser kan også rejses anonymt. Vi undersøger alle indberetninger baseret på bindende interne regler. Hver undersøgelse udføres uafhængigt og objektivt med inddragelse af compliancefunktionen. Alle rapporter og de respektive undersøgelser rapporteres løbende til ledelsen ved hjælp af en standardiseret procedure. Coolenvi tolererer ikke diskrimination af nogen, der kontakter os gennem klagemekanismen eller andre kommunikationskanaler.
E. træning og bevidstgørelse
Vi tilbyder vores medarbejdere træning i emner som menneskerettigheder, bæredygtighed, sundhed og sikkerhed, miljø, lige muligheder og meget mere. Vores træningsprogram inkluderer også obligatorisk træning i vores adfærdskodeks og forskellige andre overholdelsestræninger. Derudover arbejder vi løbende på at udvide vores uddannelsestilbud. Det omfatter fx at tilbyde undervisning i menneskerettigheder og miljøomsorg til udvalgte målgrupper. Udover vores medarbejdere informerer vi også vores leverandører om passende uddannelsestilbud.
Kommunikation, dokumentation og rapportering
I vores årsrapport rapporterer vi om vores aktiviteter, fremskridt og ambitioner på alle menneskelige områder. Vi rapporterer gennemsigtigt om materielle risici, vores handlinger og de fremskridt, vi har gjort med at beskytte menneskerettighederne og miljøet. Til dette formål blev der implementeret et koncept for den mest mulige fuldstændige dokumentation for forståelig sporbarhed.
Afhjælpende foranstaltninger
Hvis der identificeres krænkelser af menneskerettigheder eller miljørettigheder,For hændelser forårsaget af eller bidraget til af Coolenvi, er vi forpligtet til at prioritere og adressere disse hændelser baseret på påvirkning og alvor. Dette inkluderer også at søge passende erstatning for dem, der er direkte berørt.
Forbedring og videreudvikling
Vi er overbeviste om, at håndtering af menneskerettigheder og miljømæssige udfordringer i vores globale forsyningskæder er en løbende opgave, som kræver systemiske ændringer ud over vores virksomhedsinitiativer. Samarbejde med vores leverandører og samarbejdspartnere er afgørende. Coolenvi vil derfor løbende kritisk gennemgå og løbende udvikle sin rolle og implementering af menneskerettigheds-due diligence-forpligtelser. Dette gælder også for vores forskellige interne politikker og processer vedrørende menneskerettigheder.
F. ansvar
Det overordnede ansvar for menneskerettigheder og miljømæssig due diligence ligger hos de virksomhedsledere, der deltager i Coolenvi-programmet franchisesystem. Det omfatter i det mindste kontrol og overvågning af LkSG-relaterede foranstaltninger. Ved implementeringen af denne politikerklæring skal den administrerende direktør regelmæssigt, mindst én gang årligt, orientere sig om den eller de ansvarlige personers arbejde. Hvert selskab i koncernen er forpligtet til at overholde denne principerklæring og implementere disse principper. Ansvaret for gennemførelsen af menneskerettighedsdue diligence ligger hos de respektive afdelingsledere. Personaleafdelingen er ansvarlig for at koordinere tiltag for at sikre overholdelse af menneskerettigheder og rimelige arbejdsforhold. Processer for at sikre due diligence inden for vores forsyningskæde udvikles og defineres af indkøbsafdelingen. Compliance-afdelingen støtter, rådgiver og er involveret inden for rammerne af sit tekniske ansvar, især med hensyn til mulige korruptionsrisici, men også funktionelt, for eksempel i forbindelse med undersøgelse af rapporter om potentielle menneskerettigheder eller andre relevante krænkelser. I højrisikosager påtager vores menneskerettighedsansvarlige også en rådgivende rolle og deltager i den endelige beslutningsproces. Coolenvi vil regelmæssigt og kritisk gennemgå denne politikerklæring og dens implementering og opdatere den efter behov.
Her kan du downloade bæredygtighedsrapporten for hvert regnskabsår, så snart den er tilgængelig.