Code of Conduct - Verhaltenskodex – Compliance – Digitales Hinweisgebersystem
Dieses Hinweisgebersystem wird von Mitarbeitern und Dritten genutzt, um Verdachtsfälle innerhalb von Coolenvi und verbundenen Unternehmen zu melden. Es ermöglicht die anonyme Meldung von Regelverstößen und damit verbundenen Verdachtsfällen, um nicht konforme Umstände zu verhindern, aufzuklären und zu beheben. Als Familienunternehmen ist die Übernahme von Verantwortung fest in unserer Firmenphilosophie verankert. In Bezug auf regelkonformes und gesetzestreues Verhalten setzen wir uns selbst sehr hohe Ansprüche, die meist über das gesetzlich geforderte Maß hinausgehen. Schäden (materieller und immaterieller Art) durch Missachtung gesetzlicher Vorschriften und/oder unternehmensinterner Regeln zu verhindern, ist daher von höchstem Interesse. Wir ermutigen alle Interessengruppen (Lieferanten, Dienstleister, Käufer, Mitarbeiter, Bewerber und andere), uns Compliance-Verstöße zu melden, denn nur so können Fehlverhalten frühzeitig erkannt und behoben werden. Dieses digitale Hinweisgebersystem steht allen Hinweisgebern zur Verfügung. Es handelt sich um einen sicheren Meldekanal, der anonym genutzt werden kann und so den gesetzlich geforderten Schutz der Hinweisgeber und ihrer sensiblen Daten gewährleistet. Alle eingereichten Meldungen werden von speziell geschulten Compliance-Management-Mitarbeitern geprüft, bewertet und bearbeitet.
Über unser System können Meldungen zu Verstößen gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie sonstigen Verdachtsfällen, die auf Korruption, Wirtschaftskriminalität oder damit zusammenhängende Aktivitäten hinweisen, abgegeben werden: (Siehe unten auf dieser Seite)
Erklärung der Menschenrechte
Grundsatzerklärung der Coolenvi Group V 1.0 Stand: 21. Juli 2024
Präambel
Coolenvi bekennt sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Unser Nachhaltigkeitsleitbild umfasst die Einhaltung ethischer Geschäftspraktiken, die Umsetzung umweltfreundlicher Prozesse und die Förderung sozialer Verantwortung. Unser Fokus liegt dabei vor allem auf Projekten in Afrika.
A. Grundhaltung
Coolenvi ist sich seiner Verantwortung bewusst, Menschenrechte zu achten und jegliche Art von Menschenrechtsverletzungen sowohl in unserem Unternehmen als auch entlang unserer Lieferketten zu verhindern. Wir sorgen für entsprechende Standards bei den Arbeitsbedingungen und einen respektvollen Umgang miteinander. Das Wohl aller Beteiligten ist uns ein großes Anliegen.
Menschenrechtsstandards beziehen sich auf die Rechte, die in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN), der Erklärung über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO), der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EMRK) und anerkannten regionalen und nationalen Systemen zur Förderung und zum Schutz der Menschenrechte festgelegt sind.
Der Zweck dieser Grundsatzerklärung besteht darin, unser anhaltendes Engagement für die Achtung der Menschenrechte bei der Durchführung aller unserer Geschäftsaktivitäten in unserem eigenen Geschäftsbereich, aber auch in Bezug auf unsere indirekten und direkten Lieferanten zu bekräftigen. Darüber hinaus sollen die Mechanismen dargelegt werden, die zur Umsetzung unserer Strategie zur Vermeidung der für das Unternehmen relevanten Menschenrechtsrisiken eingerichtet wurden, um diese Risiken zu verhindern oder zu minimieren und so ein hohes Maß an Menschenrechtsschutz zu gewährleisten.
Diese Grundsatzerklärung verdeutlicht unseren Ansatz zur Identifizierung aller Verhaltensweisen, die zu einem Menschenrechts- oder Umweltrisiko im Sinne des Supply Chain Due Diligence Act führen könnten, und zur Einrichtung von Überwachungs-, Sorgfaltspflicht- und Schulungsmechanismen sowie Kommunikations- und Beschwerdemechanismen zur Förderung und zum Schutz der Menschenrechte, die alle relevanten Bereiche des Unternehmens und seiner verbundenen Unternehmen umfassen.
B. Geltungsbereich und Verantwortung
Diese Grundsatzerklärung gilt für Coolenvi und alle Tochtergesellschaften ab dem 1. Januar 2024. Unternehmen und Investitionen, an denen wir direkt oder indirekt Anteile halten oder auf andere Weise einen maßgeblichen Einfluss ausüben. Mit dieser Grundsatzerklärung positioniert sich unsere Unternehmensleitung klar und deutlich, der Einhaltung folgender Menschenrechts- und Umweltverpflichtungen besondere Aufmerksamkeit zu schenken und diese zu unterstützen:
B.1 Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, Sklaverei und Menschenhandel:
Wir lehnen jede Form von Zwangs- oder Kinderarbeit ausnahmslos ab und bekennen uns ausdrücklich zum Verbot moderner Sklaverei und Menschenhandels.
B.2 Gleichbehandlung der Mitarbeiter und Nulltoleranz gegenüber Diskriminierung:
Wir sorgen für Chancengleichheit und dulden keine Diskriminierung aufgrund von beispielsweise Rasse, Geschlecht, Religion, nationaler Herkunft, politischer Meinung, Berufsbezeichnung, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft, Alter und körperlichen oder geistigen Merkmalen.
B.3 Vereinigungsfreiheit und Tarifverträge:
Wir respektieren das Recht unserer Mitarbeiter, einer Gewerkschaft beizutreten. Darüber hinaus unterstützen und initiieren wir intensive Dialoge mit den jeweiligen Arbeitnehmervertretern.
B.4 Gesundheit und Sicherheit:
Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit haben für uns oberste Priorität. Wir halten weltweit die geltenden Gesetze zum Arbeitsschutz ein und etablieren darüber hinaus an allen unseren Standorten eigene Standards zum Arbeitsschutz.
B.5 Faire Arbeitsbedingungen und Entlohnung:
Wir gewährleisten faire Arbeitsbedingungen, faire Entlohnung und Arbeitszeiten durch die für unsere Unternehmen geltenden nationalen und internationalen Gesetze und Richtlinien. Verbot illegaler Zwangsräumungen, Verbot von Gewalt durch Sicherheitskräfte. Unser Planet und seine Ressourcen verpflichten uns, die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu reduzieren, unsere natürlichen Ressourcen zu schonen und nach Lösungen zu suchen, die zum Schutz unserer Umwelt beitragen. Diese Erwartungen haben wir auch an unsere Lieferanten, die ebenfalls in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten festgelegt sind.
Auf folgende Aspekte legen wir besonderen Wert:
Schutz der Umwelt und Vermeidung unzulässiger Umwelteinwirkungen, unter anderem im Rahmen der Basler Konvention (zum Umgang mit gefährlichen Stoffen und Abfällen) und der Minamata-Konvention (Minimierung der Freisetzung von Quecksilber). Verbot der Verursachung schädlicher Bodenveränderungen, Wasserverschmutzung, Luftverschmutzung, schädlicher Lärmemissionen oder übermäßigen Wasserverbrauchs sowie jeglicher Menschenrechtsverletzungen durch Umweltschäden.
Unsere Lieferkette
Mit dieser Grundsatzerklärung erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern, einschließlich unserer indirekten und direkten Lieferanten, dass sie sich ihrer Menschenrechte sowie ihrer ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst sind und bei ihren Aktivitäten stets bestimmte grundlegende ethische Grundsätze befolgen. Mit dieser Grundsatzerklärung geben wir die Erwartungen der Coolenvi-Gruppe an ihre Lieferanten und die gesamte Lieferkette weiter. Wir erwarten, dass alle Geschäftsbeziehungen diesem Verhaltenskodex folgen.
C. Umsetzung unserer menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht
Risikoanalyse und Maßnahmen in unserem Geschäftsbereich.
Um einen angemessenen Schutz der Menschenrechte in seinem Geschäftsbereich zu gewährleisten, hat Coolenvi die erforderlichen Prozesse in Unternehmensgrundsätzen, Richtlinien und Verfahrensanweisungen verankert, die grundsätzlich in der gesamten Unternehmensgruppe gelten und umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter haben uneingeschränkten Zugang zu einer Vertrauensperson und Mitarbeitern und Dritten steht ein anonymes und faires Beschwerdeverfahren zur Verfügung. Darüber hinaus werden Schulungen zum Umgang mit relevanten Menschenrechts- und Umweltrisiken durchgeführt.
Risikoanalyse und Maßnahmen im Bereich Geschäftspartner
Wir haben ein umfassendes Compliance-Programm integriert, das wir unter besonderer Berücksichtigung unseres Risikoprofils, beispielsweise unserer Branche, unseres Produktportfolios und unserer Geschäftstätigkeiten in Ländern mit erhöhtem Korruptions- oder Menschenrechtsrisiko, umsetzen. Im Rahmen der Risikoanalyse haben wir strenge Überwachungs- und Kontrollaktivitäten implementiert, um sicherzustellen, dass unsere Compliance-Standards und -Anforderungen im Geschäftsalltag eingehalten werden. Gleichzeitig führen wir regelmäßig Risikoanalysen durch, um unsere Bewertungsmechanismen kontinuierlich zu aktualisieren und weiterzuentwickeln. Integraler Bestandteil dieser Risikobewertung ist beispielsweise ein Risikoindikator für potenzielle Menschenrechtsverletzungen auf Basis international verwendeter Indizes. In Fällen, in denen Risiken identifiziert werden, werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet, wobei insbesondere bei schwerwiegenden Risiken eine fundierte Entscheidung über die Geschäftsmöglichkeit erforderlich ist. Coolenvi ist bereit, eine Geschäftsmöglichkeit abzulehnen, auch wenn sie rechtlich zulässig ist, aber ein inakzeptables Risiko für die Werte von Coolenvi darstellt. Risikoanalyse und Maßnahmen entlang der Lieferkette. Coolenvi hat Identifrelevante unmittelbare Lieferanten identifiziert und diese um eine umfassende Selbstauskunft gebeten. Im ersten Schritt wurden Lieferanten mit hohem Umsatz und hoher Bedeutung berücksichtigt. Zusätzlich wird ein regelmäßiger Mediencheck durchgeführt, um alle relevanten Bestandslieferanten in diesen kontinuierlichen Überwachungsprozess einzubeziehen. Der Prozess der Lieferantenauswahl und -präqualifizierung wurde angepasst, um bereits zu Beginn neuer Geschäftsbeziehungen ein Menschenrechtsscreening sicherzustellen. Die Lieferantenbewertung basiert auf einer detaillierten Befragung mit verschiedenen themenbezogenen Fragebögen. Kernthemen sind Umweltschutz, Menschen- und Arbeitsrechte, Arbeitssicherheit, Korruptions- und Bestechungsbekämpfung sowie Verantwortung in der Lieferkette. Darüber hinaus müssen Lieferanten relevante Zertifikate vorlegen und diese bei Bedarf aktualisieren. Diese Daten bilden die Grundlage für die erforderlichen Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten und eine entsprechende Risikoanalyse. Die durchgeführten Risikoanalysen haben gezeigt, dass es in der Lieferkette potenzielle Risiken hinsichtlich Arbeitsbedingungen, Umwelt und Arbeitssicherheit geben könnte. Zudem bestehen erhöhte Risiken aufgrund der Lage in sogenannten „Very High Risk“-Ländern. Zur Minimierung und Eindämmung von Risiken wurden entsprechende Präventions- und Gegenmaßnahmen definiert und in einen multidisziplinären Prozess integriert, der auch ein Eskalationsverfahren vorsieht. Coolenvi wird auch geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn es Kenntnis von einer Verletzung von Menschenrechten oder Umweltpflichten durch einen indirekten oder direkten Lieferanten erhält.
D. Grundlegende Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie Kommunikationsbeschwerden
Der Coolenvi-Beschwerdemechanismus, bestehend aus einem webbasierten Hinweisgebersystem, ist eine vertrauliche Kontaktstelle, die jedem als zusätzlicher Kommunikationskanal zur Verfügung steht. Bedenken oder Hinweise auf mögliche Verletzungen von Menschenrechten und Umweltsorgfaltspflichten können auch anonym vorgebracht werden. Wir untersuchen alle Meldungen auf Grundlage verbindlicher interner Regelungen. Jede Untersuchung wird unabhängig und objektiv unter Einbeziehung der Compliance-Funktion durchgeführt. Alle Meldungen und die jeweiligen Untersuchungen werden in einem standardisierten Verfahren regelmäßig an das Management gemeldet. Coolenvi duldet keine Diskriminierung von Personen, die uns über den Beschwerdemechanismus oder andere Kommunikationskanäle kontaktieren.
E. Schulungen und Sensibilisierung
Wir bieten unseren Mitarbeitern Schulungen zu Themen wie Menschenrechten, Nachhaltigkeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt, Chancengleichheit und vielem mehr an. Unser Schulungsprogramm umfasst auch obligatorische Schulungen zu unserem Verhaltenskodex und verschiedene andere Compliance-Schulungen. Darüber hinaus arbeiten wir kontinuierlich daran, unser Schulungsangebot zu erweitern. Dazu gehört beispielsweise, Schulungen zu Menschenrechten und Umweltsorgfalt für ausgewählte Zielgruppen anzubieten. Neben unseren Mitarbeitern informieren wir auch unsere Lieferanten über entsprechende Schulungsangebote.
Kommunikation, Dokumentation und Berichterstattung
In unserem Jahresbericht berichten wir über unsere Aktivitäten, Fortschritte und Ambitionen in allen menschlichen Bereichen. Wir berichten transparent über wesentliche Risiken, unsere Maßnahmen und die Fortschritte, die wir zum Schutz der Menschenrechte und des Umweltschutzes erzielt haben. Hierzu wurde ein Konzept für eine möglichst vollständige Dokumentation zur nachvollziehbaren Rückverfolgbarkeit implementiert.
Abhilfemaßnahmen
Wenn Verletzungen der Menschenrechte oder der Umweltrechte festgestellt werden, die von Coolenvi verursacht wurden oder zu denen Coolenvi beigetragen hat, verpflichten wir uns, diese Vorfälle nach Auswirkung und Schwere zu priorisieren und zu bearbeiten. Hierzu gehört auch, sich um angemessene Wiedergutmachung für die direkt Betroffenen zu bemühen.
Verbesserung und Weiterentwicklung
Wir sind der festen Überzeugung, dass die Bewältigung menschenrechtlicher und ökologischer Herausforderungen in unseren globalen Lieferketten eine Daueraufgabe ist, die neben unseren Unternehmensinitiativen auch systemische Veränderungen erfordert. Die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Geschäftspartnern ist dabei unerlässlich. Coolenvi wird daher seine Rolle und die Umsetzung der Sorgfaltspflichten im Bereich Menschenrechte regelmäßig kritisch überprüfen und kontinuierlich weiterentwickeln. Dies gilt auch für unsere verschiedenen internen Richtlinien und Prozesse in Bezug auf Menschenrechte.
F. Verantwortlichkeiten
Die Gesamtverantwortung für die Sorgfaltspflicht im Bereich Menschenrechte und Umwelt liegt bei den Geschäftsführern, die am Coolenvi-Programm teilnehmen.
Das Coolenvi-Franchisesystem.
Es umfasst mindestens die Steuerung und Überwachung der LkSG-bezogenen Maßnahmen. Bei der Umsetzung dieser Grundsatzerklärung muss sich der Geschäftsführer regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der verantwortlichen Person oder Personen informieren. Jedes Unternehmen der Gruppe ist verpflichtet, diese Grundsatzerklärung einzuhalten und diese Grundsätze umzusetzen. Die Verantwortung für die jeweilige Umsetzung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht liegt bei den jeweiligen Abteilungsleitern. Die Personalabteilung ist für die Koordinierung der Maßnahmen zur Einhaltung der Menschenrechte und fairer Arbeitsbedingungen verantwortlich. Prozesse zur Wahrung der Sorgfaltspflicht innerhalb unserer Lieferkette werden von der Einkaufsabteilung entwickelt und definiert. Die Compliance-Abteilung unterstützt, berät und ist im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeiten beteiligt, insbesondere hinsichtlich etwaiger Korruptionsrisiken, aber auch funktional, beispielsweise im Rahmen der Untersuchung von Berichten über potenzielle Menschenrechts- oder andere relevante Verstöße. In Fällen mit hohem Risiko übernimmt unser Menschenrechtsbeauftragter auch eine beratende Funktion und nimmt am endgültigen Entscheidungsprozess teil. Coolenvi wird diese Grundsatzerklärung und ihre Umsetzung regelmäßig und kritisch überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.
Hier können Sie den Nachhaltigkeitsbericht für jedes Geschäftsjahr herunterladen, sobald dieser verfügbar ist.